Planning en Control
In 2020 zijn verschillende planning- en controldocumenten opgesteld. Er is voor gekozen om de eerste bestuursrapportage in beknopte vorm uit te brengen. Op dat moment waren de financiële gevolgen van de maatregelen nog niet bekend en de uitvoering van de activiteiten had vertraging opgelopen door het thuiswerken en doordat andere dan de geplande werkzaamheden moesten worden uitgevoerd. Daardoor zou een complete bestuursrapportage geen goede weergave kunnen zijn van de werkelijkheid.
Met de tweede bestuursrapportage is wel volledig en uitgebreide verantwoording afgelegd. Hiermee zijn zoveel mogelijk de (incidentele) financiële effecten van de coronamaatregelen verwerkt in de begroting. Aan het eind van het jaar is, ten behoeve van de rechtmatigheid, nog een laatste begrotingswijziging opgesteld.
Bij het samenstellen van de Kadernota bleek dat als gevolg van autonome ontwikkelingen er geen sprake meer was van een sluitend meerjarenperspectief. Gelet op de hoogte van de noodzakelijke ombuigingen is er in de Kadernota een voorstel opgenomen binnen welke kaders de ruimtescheppers gevonden moesten worden. Dit is gebeurd aan de hand van een aantal thema's. Na de zomer zijn deze thema's voorgelegd aan de gemeenteraad. Op basis daarvan is in november een sluitende begroting vastgesteld. De effecten op langere termijn van de coronacrisis zijn nog niet bekend en daarom niet meegenomen in de begroting.
In 2020 zijn de eerste stappen gezet om, met externe ondersteuning van bijvoorbeeld de accountant, vanaf de jaarrekening 2021 door het college verantwoording af te laten leggen over de rechtmatigheid. Het is nog niet helemaal zeker of de wetswijziging daadwerkelijk per 1 januari 2021 zal ingaan.
In 2020 zijn de accountantsdiensten aanbesteed voor een periode van twee jaar.
Verbijzonderde interne controle (VIC)
Gedurende het verslagjaar 2020 zijn diverse processen binnen de organisatie, door middel van verbijzonderde interne controles (buiten de lijnorganisatie), getoetst op de inrichting en uitvoering van de geldende wet- en regelgeving en de implementatie van beheersmaatregelen ter voorkoming van (opzettelijke) onrechtmatigheden. Hierbij wordt gesteund op de door de organisatieonderdelen uitgevoerde interne controles (binnen de lijn). Door middel van steekproeven toetst de VIC achteraf de juiste werking van de getroffen beheersmaatregelen en de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten. Een belangrijk aspect hierbij is dat de gemeente moet kunnen aantonen dat gefactureerde leveringen en diensten ook daadwerkelijk geleverd zijn en dat de Europese aanbestedingsregels worden nageleefd.
In 2020 zijn ook steekproeven uitgevoerd ten behoeve van de Belastingdienst. Een groot aantal debet- en creditfacturen en een aantal loonstroken worden door de gemeente getoetst op allerlei fiscale aspecten. Vervolgens worden de bevindingen besproken met de Belastingdienst. Tijdens dit overleg is een aantal aandachtspunten door de Belastingdienst aangedragen, waaronder het inzichtelijk maken van de uitgangspunten die in het HRM-pakket Afas zijn vastgelegd ten behoeve van de fiscale uitruil van het woon-werk verkeer via het Individueel Keuze Budget (IKB). In het algemeen heeft de Belastingdienst de gemeente gecomplimenteerd met de wijze van dossiervorming en de beoordeling van de steekproefposten.